Wer benötigt eine Kanzleisoftware?

5 Gründe für Anwälte, Kanzleisoftware zu verwenden!

Mit einer Kanzleisoftware können Anwälte ihre Akten vollständig elektronisch führen und Ihre operative Tätigkeit digitalisieren. Warum immer mehr Anwaltskanzleien ausschließlich elektronische Akten verwenden, können Sie hier erfahren!

Brauche ich als Anwalt eine Kanzleisoftware?

Die elektronische Aktenführung mittels Kanzleisoftware verbessert in vielerlei Hinsicht die Arbeitsweise einer Anwaltskanzlei. Digitalisierte Prozesse einer Kanzlei wirken sich unmittelbar auf den Umsatz der Einheit aus und können somit für steigenden Kanzleierfolg sorgen. Doch die Digitalisierung stellt auch Kanzleien vor gewisse Herausforderungen. Mitarbeiter müssen sich umgewöhnen, bisherige Arbeitsprozesse modifiziert werden und technische Probleme können den Arbeitsablauf erschweren. Darüber hinaus ist der gelegentliche Einsatz von Personal mit technischen Fachkenntnissen erforderlich, etwa durch eine IT-Support Firma.

Warum wir dennoch den Einsatz von Kanzleisoftware empfehlen?

1. Verschlankung der Prozesse

Die Erstellung einer Akte in Papierform beansprucht Zeit und Ressourcen. E-Mails von Mandanten, Schriftsätze und andere Korrespondenzen müssen ausgedruckt und manuell zu den Akten hinzugefügt werden, was mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden ist. Durch den Umstieg auf elektronische Akten können Sie nicht nur Personalressourcen schonen, sondern auch Zeit und Raum einsparen. Elektronische Akten beanspruchen lediglich digitalen Speicherplatz, mühelos lassen sich mit wenigen Klicks Akten zusammenführen.

2. beA-Anbindung

Seit den Gesetzesänderungen im Jahr 2022 ist es für Anwälte wohl unvermeidlich geworden, ihre Akten in digitaler Form zu führen. Jegliche gerichtliche Kommunikation muss nun über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) elektronisch erfolgen. Die Erstellung von Schriftsätzen in Papierform erfordert daher erheblichen Aufwand, da Dokumente ausgedruckt, gescannt und separat versendet werden müssen. Im Gegensatz dazu bieten die meisten Kanzleisoftwarelösungen eine integrierte Anbindung an beA, die von Anwälten genutzt werden kann.

3. Effizienz

Viele Kanzleisoftwarelösungen bieten nicht nur Unterstützung bei der elektronischen Aktenführung, sondern verfügen auch über weitere integrierte Tools. Damit können Sie mühelos einfache Dokumentenvorlagen erstellen und in Akten integrieren, E-Mail-Postfächer verbinden und abrechenbare Arbeitszeiten erfassen. Durch die zusätzliche Nutzung dieser integrierten Tools können Sie nahezu sämtliche Arbeitsprozesse in der Kanzlei erheblich effizienter gestalten, als dies anderweitig möglich wäre.

4. Personalressourcen

Durch Verschlankung der Prozesse sparen Sie Personalressourcen ein. Eine Sekretariatskraft, die bisher fast ausschließlich mit dem händischen Aktenmanagement (wie Aktenbindung, Aufbewahrung, Wiedervorlagen und Kopieren) ausgelastet war, kann nun unter ökonomischen Gesichtspunkten weitaus sinnvoller eingesetzt werden. Wiedervorlagen können bei den meisten Kanzleisoftwares automatisch eingestellt werden, Kalender beschriftet und Fristen automatisch und digital notiert werden.

5. Transparentere Zusammenarbeit

Eine digitale Aktenführung eröffnet flexiblere Möglichkeiten der Arbeitsaufteilung. Während Papierakten nur einer bearbeitenden Person zur Verfügung stehen können und dementsprechend ein anderweitig Zugriff durch Kollegen nicht möglich ist, ist parallele Bearbeitung von mehreren Personen bei einer digitalen Akte problemlos durchführbar. Die Zeiten, in denen eine Fristeinhaltung davon abhängt, ob rechtzeitig eine Kopie der Akte vom kranken Kollegen gefaxt werden konnte oder nicht, sind vorbei. Auch ist bei dem Einsatz der Kanzleisoftware eine weitgehende Arbeit vom Homeoffice effektiv möglich und flexible Arbeitszeitmodelle können ohne weiteres in den Kanzleiablauf integriert werden.

Fazit

Die Nutzung einer Kanzleisoftware bietet für Anwälte eine Reihe von Vorteilen. Allein schon wegen der Pflicht zur elektronischen gerichtlichen Korrespondenz empfehlen wir, Akten elektronisch zu führen und den Kanzleiablauf digital zu gestalten. Eine Umstellung auf die digitale Kanzleiführung kann durchaus auch Herausforderungen mit sich bringen. Um jedoch in Zukunft einen wirtschaftlich nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten, müssen Anwälte sich mit der Digitalisierung des Rechts- und Beratungsmarkt arrangieren. Wir wollen Ihnen dabei helfen! Mit uns können Sie die beste Kanzleisoftware, Legal Tech- und Tax Tech-Lösung finden. Im Tech Guide bringen wir Ihnen die Materie gerne näher. Ihnen sind noch Fragen offengeblieben? Dann kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen sehr gerne weiter!

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