Leitlinien für die Auswahl der richtigen Anwaltssoftware
Ein nachhaltiger Kanzleierfolg bedingt insbesondere für kleinere Einheiten heutzutage ein zunehmend hohes Maß an Digitalisierung. Besonders wesentlich in diesem Zusammenhang ist für viele Kanzleien die Anwaltssoftware bzw. Kanzleisoftware, mit der Akten digitalisiert, gespeichert und bearbeitet werden können. Die Auswahl der richtigen Anwaltssoftware ist daher eine bedeutende Entscheidung, die eine große Investition mit dauerhaften Kosten darstellt. Doch es lohnt sich, denn mit der richtigen Anwaltssoftware können Sie Beratungsleistungen skaliert anbieten, aber auch neue Beratungsfelder erschließen, Prozesse erheblich verschlanken und effizienter gestalten und Doppelarbeiten verringern. In diesem Artikel geben wir Ihnen Leitlinien, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
1. Bestandsaufnahme:
Welches Budget kann Ihre Kanzlei aufbringen? Bedient Ihre Kanzlei mitunter wiederkehrende Mandate, die mithin großes Automatisierungspotential besitzen? Wie digitalsierungsaffin sind Sie und Ihre Mitarbeiter? Mit welchem Betriebssystem arbeiten Sie?
2. Anforderungen definieren:
Welche Funktionen benötigen Sie? Welche Prozesse möchten Sie mit der Software abbilden? Wie viele Nutzer werden die Software gleichzeitig verwenden? Wollen Sie eine Cloud- oder Server-Lösung? Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen, die Sie benötigen. Bsp.:
Fristenverwaltung
Mobilzugriff
Rechnungsstellung: Erstellen Sie Rechnungen und verwalten Sie Ihre Finanzen.
Kommunikation mit Instanzen und Mandanten: Verwalten Sie Ihre E-Mails, Briefe und Telefonate
Zeiterfassung: Erfassen Sie (automatisiert) Ihre Arbeitszeit bzw. die Ihrer Mitarbeiter und optimieren Sie Ihre Zeiteinteilung
beA-Schnittstelle
Microsoft Office Anbindung und weitere Schnittstellen
“Mit der richtigen Anwaltssoftware können Sie Beratungsleistungen skaliert anbieten, aber auch neue Beratungsfelder erschließen, Prozesse erheblich verschlanken und effizienter gestalten und Doppelarbeiten verringern.”
3. Brauchen Sie darüber hinaus weitere Funktionen?
Zum Beispiel käme eine automatisierte Schriftsatzerstellung, Mandatsaufnahme oder Buchhaltung in Frage. Wollen Sie punktuell nachrüsten, dann kommen (zusätzlich) Legal Tech Lösungen für Sie in Frage! Hierzu werden wir vermehrt in den nächsten Wochen Input liefern.
Wollen Sie umfassend mit einer All-in-One-Lösung digitalisieren? Viele Premiumversionen von Softwareanbietern bieten hervorragende und sinnvolle Zusatzfunktionen, die viele Extra-Lösungen obsolet machen.
Nachteile: Hohe Kosten jeden Monat; evtl. auch einzelne Lösungen vorhanden, die Sie nicht zwingend benötigen; erhöhte Abhängigkeit von einem Anbieter
Vorteile: Alle Funktionen sind aufeinander abgestimmt, hohe Benutzerfreundlichkeit, medienbruchfreier Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen
4. Weitere Tipps:
Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Auswahlentscheidung ein
Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche der Software
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter einen guten Support und regelmäßige Updates bietet
Zusätzliche Punkte:
Datensicherheit: Achten Sie auf die Sicherheit Ihrer Daten und wählen Sie eine Software, die den höchsten Standards entspricht
Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrer vorhandenen Hardware und Software kompatibel ist
Hilfestellung: Wir empfehlen Softwares, welche neben den telefonischen Support auch persönliche Ansprechpartner zur Verfügung stellen oder Schulungen für Sie und Ihre Mitarbeiter anbieten.
Recherche und Vergleich:
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